Tweppy permetterà di seguire un processo ricorrente su tutti i progetti coinvolti da un'unica schermata, con lo stato di ogni step e le relative scadenze sempre in vista.
1. Aprire un foglio di lavoro
Per aprire un foglio, cliccare Fogli di lavoro nella barra di navigazione a sinistra e selezionare il foglio.
Si aprirà la griglia del foglio:
ogni riga sarà un progetto;
ogni colonna sarà uno step del processo;
ogni cella mostrerà lo stato dello step su quel progetto.
Ogni utente vedrà le righe dei progetti di cui è visualizzatore e quelle in cui è addetto o ha una cella assegnata.
2. Leggere lo stato delle celle
La cella mostrerà a colpo d'occhio a che punto sarà lo step:
"da assegnare" con la data "da prendere in carico entro il": lo step non sarà ancora stato assegnato;
"in corso" e sarà visibile l'assegnatario con la data "scade il";
"(SCADUTO)": l'incarico avrà superato la scadenza;
"Completato" con la data di completamento;
"Annullata": lo step sarà stato annullato;
"Disabilitato": lo step sarà stato disabilitato dalla configurazione del foglio.
Passando il mouse sulla barra di avanzamento si vedrà quanti incarichi saranno completati e quanti rimanenti.
3. Navigare tra i periodi e filtrare le righe
Qualora il foglio avesse un periodo di riferimento, cliccando sul titolo si aprirà il menù dei periodi: "Periodo corrente (oggi)", "Periodo precedente", "Periodo successivo" e "Personalizzata" per scegliere un periodo qualsiasi.
Di default la griglia mostrerà solo le righe attive. Dal pulsante di filtro in testata, in Righe da mostrare, sarà possibile scegliere "Righe attive", "Righe completate" e "Righe annullate", anche più di una insieme.
Dal filtro avanzato sarà possibile filtrare anche per Addetto o per campi di profilazione dei contatti.
Le righe saranno ordinate per urgenza: prima quelle con la scadenza più vicina.
Il pager in fondo indicherà quali righe si stanno guardando e quante sono in tutto (ad esempio "Righe 1-20 di 516"), con Prima pagina, Ultima pagina e il salto a una pagina qualsiasi.
4. Aggiungere una riga
Per aggiungere un progetto al foglio, aprire il menù di creazione e selezionare Aggiungi riga.
Si aprirà un pop up nel quale:
Scegliere il Periodo di riferimento (solo se il foglio ne prevede uno).
Verificare gli Addetti proposti: sarà possibile toglierne o aggiungerne altri con aggiungi.
Creare un Nuovo progetto, oppure selezionare "oppure cerca un progetto esistente" e cercarlo.
Qualora fossero configurate delle regole automatiche, alcuni step verranno assegnati subito alla creazione della riga.
NB: gli addetti confermati vedranno la riga e potranno assegnarne le celle.
Dal dettaglio del progetto.
La stessa operazione sarà disponibile dal dettaglio del progetto, nella sezione Fogli di lavoro, cliccando Collega ad un foglio di lavoro.
Aggiungere una riga per più contatti insieme
Sarà possibile aggiungere una riga a più contatti contemporaneamente.
Dalla sezione Contatti, sarà necessario selezionare i contatti e scegliere l'azione Aggiungi a foglio di lavoro: verrà creata una riga per ciascun contatto selezionato.
Spuntando "Salta i contatti che hanno già una riga in questo periodo" non verranno create righe doppie.
5. Assegnare uno step
Per assegnare uno step, passare il mouse su una cella da assegnare e cliccare l'icona Assegna lo step.
Verranno creati automaticamente gli incarichi previsti dallo step, con le relative scadenze. L'assegnatario riceverà una notifica.
NB: potranno assegnare uno step il proprietario e il creatore del progetto e gli addetti della riga. Chi riceve una cella diventerà a sua volta addetto della riga.
6. Consultare e lavorare uno step
Informazioni sullo step
Su ogni cella, cliccando l'icona Informazioni sullo step (i), si apriranno le istruzioni di lavorazione e gli incarichi previsti.
Completare un incarico
Sulla cella assegnata, cliccare Completa il prossimo incarico: verrà completato l'incarico con la scadenza più vicina.
Quando tutti gli incarichi dello step saranno completati, la cella risulterà "Completato".
Dettaglio dello step
Cliccando Apri il dettaglio dello step si aprirà il dettaglio, organizzato in tre colonne:
Istruzioni e Collaboratori;
Incarichi, da completare, creare o modificare;
Chat e Profilazione.
7. Annullare uno step o una riga
Annullare uno step
Per annullare una cella, cliccare Annulla la cella. Gli incarichi della cella verranno chiusi e la cella risulterà "Annullata"
NB: una cella mai assegnata potrà essere annullata dal proprietario o dal creatore del progetto e dagli addetti della riga. Una cella già assegnata, solo dal proprietario del progetto o dal suo assegnatario.
Annullare una riga
Per annullare una riga, passare il mouse sulla scheda del progetto in griglia e cliccare Annulla la riga.
La stessa azione sarà disponibile dal dettaglio del progetto, nella sezione Fogli di lavoro.
Qualora ci fossero incarichi non completati, verrà chiesta una conferma: gli incarichi resteranno attivi e si potranno comunque chiudere dal dettaglio dello step.
La riga annullata resterà visibile con il filtro "Righe annullate" e si potrà riattivare in qualsiasi momento con Riattiva la riga: tornerà esattamente com'era.
NB: potranno annullare e riattivare una riga il proprietario del progetto e l'amministratore di sistema.
8. Scadenze e contatore
Le righe con un incarico scaduto o con uno step non assegnato entro la data prevista verranno segnalate da un contatore sul pulsante fogli di lavoro della barra di navigazione.
Il contatore sarà visibile al proprietario del progetto e agli assegnatari della riga.
Una scadenza verrà considerata superata dal giorno successivo: un incarico che scade oggi non sarà ancora in ritardo.
Le scadenze verranno mostrate nel fuso orario di ciascun utente.
Per approfondire: