Fogli di lavoro - Configurare un foglio di lavoro

Funzionalità disponibile a licenza, configurabile dall'amministratore di sistema.

Un foglio di lavoro rappresenterà un processo che si ripete su molti progetti, ad esempio un adempimento mensile per ciascun cliente.

Il foglio sarà composto da step (le colonne della griglia).

Per ogni step si configureranno gli incarichi che verranno creati quando lo step sarà assegnato.

Per creare un foglio di lavoro, accedere al Setup e selezionare Fogli di lavoro dal menù laterale.

Nell'elenco sarà possibile filtrare i fogli Abilitate, Disabilitate o Tutte.

Cliccare Crea nuovo.

Si aprirà la scheda del foglio, nella quale compilare la sezione Dettagli:

Nome: il nome del foglio, che gli utenti vedranno nella barra di navigazione.

Indice: la posizione del foglio nell'elenco.

Periodo di riferimento: "Nessuno", "Anno", "Quadrimestre", "Trimestre" o "Mese".

Fuso orario: il fuso in cui si intenderanno gli orari di scadenza degli incarichi.

Con un periodo di riferimento, ogni riga del foglio apparterrà a un periodo (ad esempio "1° trimestre 2027") e gli utenti potranno spostarsi da un periodo all'altro.

Con "Nessuno", la riga nascerà con la data del giorno in cui verrà creata.

NB: periodo di riferimento e fuso orario si sceglieranno solo alla creazione del foglio e non saranno più modificabili: su di essi verranno calcolate le date di tutte le righe.

In alternativa, sarà possibile partire da un modello già pronto messo a disposizione da Tweppy.

Cliccare Crea da modello, scegliere il Modello e indicare il Nome del foglio.

Selezionando un modello verrà mostrata l'anteprima degli step, degli incarichi e delle regole che contiene.

Qualora il modello utilizzasse delle tipologie di incarico, per ciascuna sarà possibile scegliere se:

"Crea una nuova tipologia con questo nome";

"Usa una mia tipologia";

"Nessuna tipologia".

Cliccare Crea il foglio.

NB: All'interno dei modelli sarà possibile trovare modelli studiati e pensati per alcuni possibili settori. Si evidenzia come le date suggerite siano indicative e sia a cura dell'utente e dell'admin di sistema verificarne la correttezza.

Dall'elenco dei fogli, cliccare Duplica sulla riga del foglio da copiare.

La copia conterrà tutti gli step del foglio di partenza e nascerà disabilitata.

NB: il periodo di riferimento della copia sarà quello del foglio di partenza e non si potrà cambiare. Il fuso orario invece si sceglierà in questo momento.

Nella sezione Addetti del foglio sarà possibile indicare gli utenti che lavoreranno abitualmente il foglio.

Per aggiungere un addetto, cercarlo in Aggiungi un utente.... Per toglierlo, cliccare Rimuovi questo addetto sulla sua riga.

Gli addetti verranno proposti, già selezionati, a chi creerà una nuova riga. Chi verrà confermato vedrà la riga e potrà assegnarne le celle.

NB: le modifiche agli addetti verranno salvate subito e varranno solo per le righe create da quel momento in avanti.

Nella sezione Step, cliccare Nuovo step.

Nella sezione Dettagli dello step indicare:

Etichetta: il titolo della colonna in griglia.

Indice: la posizione della colonna.

Istruzioni: le istruzioni di lavorazione, che gli utenti potranno consultare dalla cella.

In Incarichi da assegnare, cliccare Aggiungi un incarico... per configurare gli incarichi che verranno creati all'assegnazione dello step.

Per ciascun incarico sarà possibile impostare, come nelle Regole di automazione - Conseguenze, Tipo, Assegnata da, Assegnata a, Scade, Ora alert, "Tassativo" e "Complesso".

Nel campo Relativo a: si sceglierà da quale data calcolare la scadenza:

"Data di riferimento": la data del periodo del foglio (disponibile solo se il foglio ha un periodo di riferimento);

"Data assegnazione cella": il giorno in cui lo step verrà assegnato;

"Data di creazione riga": il giorno in cui la riga verrà creata.

Tra gli assegnatari dell'incarico sarà disponibile anche la voce "Referente dello step" (vedi paragrafo 6).

Cliccare Salva.

NB: non sarà possibile salvare uno step senza almeno un incarico.

Nella sezione Referente dello step si indicherà chi riceverà lo step quando una regola automatica lo assegnerà "al referente dello step".

Le voci si leggeranno in ordine di priorità: lo step andrà alla prima voce che corrisponderà a un utente attivo.

Sarà possibile indicare utenti specifici, il "Proprietario del progetto" oppure un campo di profilazione del contatto di tipo utente (ad esempio il referente interno del cliente).

Le regole permetteranno al foglio di assegnare gli step da solo, senza che nessuno debba farlo a mano.

Alla creazione di una riga

Dalla scheda del foglio, nella sezione Regole, cliccare Modifica regole.

In Alla creazione di una riga, assegna cliccare Aggiungi uno step, scegliere lo Step da assegnare e indicare Chi lo riceve (ad esempio "Chi crea la riga" o "Referente dello step da assegnare").

Cliccare Salva.

Al completamento di uno step

Dalla scheda dello step, nella sezione Al completamento di questo step, cliccare Scegli lo step da assegnare.

Quando una cella di quello step verrà completata, lo step scelto verrà assegnato subito sulla stessa riga (ad esempio a "Chi completa lo step" o all'"Assegnatario dello step completato").

NB: le regole varranno solo per le righe create da quel momento in avanti. Qualora nessuna voce corrispondesse a un utente attivo, la cella resterà da assegnare.

Un foglio nuovo verrà creato disabilitato. Salvando il primo step abilitato, Tweppy chiederà se abilitare anche il foglio.

In alternativa, per renderlo visibile agli utenti, cliccare Abilita dall'elenco dei fogli.

Disabilitando un foglio, non produrrà più nuove righe né nuove assegnazioni. Gli utenti che vi hanno ancora righe lo vedranno in fondo all'elenco, in sola consultazione, per completare il lavoro aperto. Sarà possibile riabilitarlo in seguito.

Allo stesso modo, uno step potrà essere disabilitato con Disabilita: non produrrà più celle nuove, mentre quelle già assegnate resteranno da completare.

NB: fogli e step non si potranno eliminare, ma solo disabilitare. Un foglio senza step abilitati non potrà essere abilitato

Le modifiche alla configurazione varranno solo da quel momento in avanti: non toccheranno i periodi passati né gli incarichi già creati.

Le celle da assegnare mostreranno subito la configurazione nuova.

Le date e lo stato salvati sulle righe esistenti, invece, andranno riallineati. In questo caso il foglio segnalerà: "La configurazione del foglio è cambiata: le righe già create seguono ancora quella vecchia."

Cliccare Riallinea date e stato delle righe e confermare.

Al termine del riallineamento arriverà un avviso e la segnalazione sparirà.

NB: il riallineamento non modificherà gli incarichi già creati e non toccherà le righe annullate.

Per approfondire: Fogli di lavoro - Monitorare e lavorare un foglio di lavoro.