Il ciclo RPOD
La sezione MESSAGGI di Tweppy conterrà tutti gli input destinati all'utente, provenienti dall'interno e dall'esterno all'organizzazione.
Tali input saranno da gestire applicando il ciclo R-POD (READ - PLAN OR DO), il quale consisterà nell'accedere alla sezione messaggi ad intervalli regolari (l'ideale sarebbe ogni 15 minuti circa), leggere ognuno dei messaggi presenti nella lista "da gestire" (Read) e appunto gestirli svolgendo immediatamente l'attività richiesta oppure pianificandola con un'incarico contestuale (POD).
Consultare ciclicamente la lista dei nuovi elementi ricevuti, permetterà di riservare momenti di alta concentrazione per svolgere le attività lavorative e, al tempo stesso, rimanere comunque connessi al team, garantendo supervisione alle richieste provenienti dall'interno e dall'esterno all'organizzazione.
Il contatore dei messaggi, in questo modo, sarà di conseguenza ciclicamente abbattuto durante il giorno, riportandolo sempre allo zero al termine di ogni ciclo.
Come applicare il ciclo RPOD
Accedere alla sezione messaggi ad intervalli regolari (ogni 15 minuti circa)
Leggere uno alla volta i messaggi presenti. Nel caso di messaggi di tipo email o note, una volta aperti, questi cambieranno colore e da viola, diventeranno rossi
, per indicare appunto che saranno stati letti ma non ancora gestiti e quindi saranno "da gestire".
NB
Il metodo Tweppy, differentemente dalle abitudini acquisite nel tempo con l'utilizzo dei client di posta convenzionali (Outlook, Thunderbird, ecc...),dove i messaggi da lavorare venivano "contrassegnati come NON letti" per lasciarli in evidenza e poi lavorarli, prevedrà che i messaggi ricevuti non siano analogamente lasciati "rossi - da gestire", bensì che vengano correttamente gestiti come descritto di seguito.
Svolgere l'attività richiesta o gestire il messaggio
Svolgere l'attività richiesta
Qualora il messaggio preveda l'esecuzione di un'attività di rapido completamento (che richieda meno di 1 minuto), sarà opportuno eseguire tale attività immediatamente
(ES: rispondere subito ad una mail in ingresso, rispondere ad un commento di chat, ecc...)Gestire il messaggio svolgendo una o più delle seguenti operazioni:
assegnare o assegnarsi un incarico, per determinare e tracciare sul sistema le attività da svolgere scaturite dalla ricezione del messaggio stesso, qualora appunto queste non vengano svolte immediatamente;
condividere il messaggio con altri utenti del proprio team, inserendoli tra i visualizzatori del messaggio;
collaborare sul messaggio tramite la chat contestuale, pubblica o privata;
smarcare il messaggio premendo il pulsante "nulla da fare" nel caso in cui tale input non richieda lo svolgimento di nessuna azione; eventualmente premere poi il pulsante "gestito" in modo tale da rimuovere la notifica per tale messaggio agli altri visualizzatori;
eliminare il messaggio per sé stessi o per tutti, tramite i pulsanti presenti nella parte inferiore della schermata; qualora il messaggio sia SPAM, sarà importante effettuare la dis-iscrizione dal servizio di newsletter che ha inviato tale email in modo tale da non riceverne più in futuro.
NB
Qualora il messaggio sia visibile da più visualizzatori (es. email ricevuta su una casella condivisa), chi lo gestirà avrà l'onere di rimuovere la notifica per tutti gli altri visualizzatori che ancora non avranno letto tale messaggio, in quanto questi non dovranno perdere tempo per leggere qualcosa già gestito da altri. CLICCA QUI per scoprire tutti i dettagli su tale funzione.
CLICCA QUI per accedere alla sezione "MESSAGGI E CHAT" del manuale utenti e approfondire ogni dettaglio.
FAQs
Per quale motivo dovrei mettermi un incarico quando posso lasciare la mail nella lista "da gestire"?
Mettersi un incarico contestuale corrispondente all'attività da svolgere su tale messaggio, permetterà di poter basarsi esclusivamente sulla propria lista incarichi per monitorare e svolgere le attività, come da metodo Tweppy.
La presenza di uno o più incarichi sul messaggio, permetterà inoltre a tutti i visualizzatori dello stesso di sapere che il contesto sarà già stato preso in gestione da qualcuno, evidenziando pertanto inequivocabilmente chi-farà-cosa, senza equivoci e incomprensioni.
Dovrò utilizzare Outlook o un altro client di posta in parallelo a Tweppy?
Assolutamente no. Come detto Tweppy sarà per tutto il team, il centro di tutte le informazioni di processo e delle comunicazioni all'interno dell'azienda, pertanto qualsiasi attività in tal senso andrà svolta tramite Tweppy e NON tramite altri software.
Ovviamente i software gestionali o specifici di settore, saranno comunque mantenuti all'interno dell'azienda.
Come posso fare ad applicare il ciclo R-Pod ogni 15 minuti se non sono al pc?
Tweppy essendo un'applicazione in cloud, sarà accessibile attraverso ogni dispositivo dotato di connessione ad internet e browser. L'attività di consultazione degli input dovrà pertanto essere svolta in egual modo, dal dispositivo mobile in proprio possesso.
Sono spesso impegnato in attività prolungate e ad alta concentrazione, durante le quali non posso essere reperibile: come posso applicare il ciclo R-Pod?
Le attività prolungate ad alta concentrazione, dovranno essere tracciate con degli eventi presenti nel calendario condiviso di Tweppy sui quali si è contrassegnati come NON reperibili.
Tale strumento permetterà all'intero team di monitorare le reperibilità di tutti gli utenti in modo rapido e preciso.