Secondo i principi del metodo Tweppy, l'obiettivo che ogni risorsa in azienda dovrà porsi durante le giornate lavorative, sarà, oltre ovviamente al corretto svolgimento delle proprie mansioni, quello di facilitare chi si troverà a valle nei processi.
Assegnare pertanto le attività da svolgere tramite gli incarichi di Tweppy, stabilendo chi sarà incaricato di svolgere le lavorazioni, permetterà di mettere in evidenza "chi - farà - cosa", rendendo le tempistiche inequivocabili ed eliminando di conseguenza la necessità di confronti interni per chiarimenti, disorganizzazione generalizzata, dimenticanze e frammentazione delle informazioni.
Come assegnare attività in maniera funzionale (5C)
In fase di lettura, durante il ciclo RPOD, di un nuovo messaggio ricevuto, qualora sia emersa la necessità si svolgere un'attività su di esso, sarà necessario assegnare un'attività tramite la creazione di un nuovo incarico contestuale.
Ogni incarico assegnato applicando il metodo Tweppy, dovrà essere completo di tutte le informazioni, come definito dalla regola delle 5C, ovvero:
CONTESTO
Un messaggio di qualsiasi tipo già presente in Tweppy (email inviata, ricevuta, evento a calendario, nota), sarà appunto il contesto sul quale assegnare l'incarico.
Qualora non esistesse il contesto, sarà opportuno crearlo (registrare un nuovo evento passato, creare una nuova nota).CONTATTO
I contatti esterni coinvolti nel processo stesso, collegati quindi al messaggio in lavorazione e correttamente inseriti nella rubrica di Tweppy con le relative informazioni presenti, saranno accessibili direttamente dal contesto, consentendo alla persona incaricata di svolgere l'attività conseguente, di reperire tutte i recapiti collegati delle persone coinvolte.CHI
Individuare la persona alla quale assegnare l'attività da svolgere: o sé stessi o un un collega.COSA
Specificare esattamente l'attività da svolgere tramite la selezione di una specifica tipologia dalla lista di quelle disponibili (es. "Chiamare", "Rispondere", "Fissare appuntamento", "Stampare"), non lasciando spazio all'interpretazione.COMPLETAMENTO
Stabilire una pianificazione per ogni incarico assegnato, definendone con esattezza le tempistiche di completamento o livello di urgenza, ovvero:URGENTE
Un incarico urgente andrà assegnato solo per le attività da svolgere immediatamente. L'utente assegnatario riceverà una notifica qualora l'utente incaricato non prenda almeno visione dell'incarico entro 5 minuti di tempo.
Tali incarichi saranno evidenziati con uno sfondo rosso e rimarranno in cima alla lista incarichi dell'utente incaricato, il quale non potrà ripianificarli.PIANIFICATO
Un incarico pianificato dovrà essere svolto nell'arco del giorno previsto come scadenza.
L'incaricato potrà tuttavia modificarne la data di scadenza, notificando automaticamente l'assegnatario di tale operazione svolta.
Le tempistiche di svolgimento di tali incarichi, potranno essere ulteriormente dettagliate attraverso apposite opzioni aggiuntive:TASSATIVO
Un incarico pianificato - tassativo presenterà un orario tassativo nella giornata prevista come scadenza, entro il quale l'attività andrà svolta.
Questa opzione aggiuntiva, renderà l'incarico impossibile da prorogare per l'utente incaricato.
Tali incarichi saranno visibili in lista incarichi in ordine decrescente in base all'orario di completamento e saranno contrassegnati dal simbolo "!" vicino all'orario di completamento previsto.CETRIOLO
Un incarico pianificato - cetriolo sarà un'incarico pianificato per una data di scadenza prevista (con o meno tassatività orarie), il quale però potrà iniziare ad essere svolto dall'utente incaricato a partire da N giorni di anticipo rispetto alla data di scadenza.
Sarà utile per assegnare attività ad alto effort, le quali richiederanno molto tempo di lavorazione suddiviso su più giorni.
DA PIANIFICARE
Un incarico da pianificare, non presenterà una data di scadenza, la quale verrà stabilita liberamente direttamente all'utente incaricato.
Tali incarichi saranno evidenziati con uno sfondo giallo e rimarranno in fondo alla lista incarichi dell'utente incaricato.
Esempio 1
CONTESTO: Email ricevuta in Tweppy da Luca Bianchi
CONTATTO: "Luca Bianchi", mittente della mail e quindi presente nella stessa, correttamente inserito nella rubrica di Tweppy con tutte le relative informazioni di base
CHI: L'utente "Mario Rossi" (collega e utente Tweppy)
COSA: incaricato di rispondere alla mail = incarico "Rispondere" assegnato a Mario Rossi
COMPLETAMENTO: pianificazione dell'attività da fare = incarico assegnato e pianificato con scadenza per la giornata in corso
RISULTATO: Mario Rossi avrà un incarico di "Rispondere", pianificato per oggi e collegato alla mail ricevuta da Luca Bianchi, il cui contatto nella rubrica di Tweppy, conterrà tutte le informazioni (email, numeri, indirizzi) necessarie per poter essere contattato.
Esempio 2
CONTESTO: Email inviata con Tweppy a Luca Bianchi
CONTATTO: "Luca Bianchi", destinatario della mail e quindi presente nella stessa, correttamente inserito nella rubrica di Tweppy con tutte le relative informazioni di base
CHI: L'utente "Mario Rossi" (mittente della mail e utente Tweppy)
COSA: incaricato di attendere feedback alla mail inviata = incarico "Attesa feedback" auto - assegnato a Mario Rossi
COMPLETAMENTO: pianificazione dell'attività da fare = incarico assegnato con scadenza a 7 giorni dalla data di invio email
RISULTATO: Mario Rossi avrà un incarico di "Attesa Feedback", pianificato dopo 7 giorni dalla data di invio della mail e collegato alla mail stessa inviata a Luca Bianchi, il cui contatto nella rubrica di Tweppy, conterrà tutte le informazioni (email, numeri, indirizzi) necessarie per poter essere eventualmente contattato in caso di mancata ricezione del feedback.
Come gestire le proprie attività
La lista delle attività da svolgere in giornata per ogni utente, sarà contrassegnata dal numero di elementi corrispondenti al contatore sulla sezione "incarichi" di Tweppy. (1)
La lista incarichi di Tweppy, non sarà da confondere con una to-do-list o una checklist classica, bensì sarà l'insieme delle attività scadenziate per la giornata in corso: ogni utente del team organizzerà le proprie attività o quelle assegnate ai/dai colleghi, attraverso la pianificazione/ri-pianificazione degli incarichi.
L'obiettivo giornaliero per ogni utente, sarà pertanto quello di portare il contatore degli incarichi a zero al termine della giornata lavorativa (1), completando tutti gli incarichi presenti nella lista (2).
Qualora non si fosse riusciti a completare una o più delle attività da svolgere in giornata, sarà obbligatorio ri-pianificarne la scadenza, impostando per queste una data futura di scadenza e riorganizzandosi così la lista delle cose da fare.
CLICCA QUI per accedere alla sezione "INCARICHI" del manuale utenti ed approfondire ogni dettaglio.
FAQs
Ricevo una mail con una richiesta di carattere urgente: come posso darle la giusta priorità?
Per Tweppy le attività da svolgere immediatamente, saranno contrassegnate con degli incarichi urgenti.
Gli incarichi urgenti dovranno pertanto essere utilizzati solo ed esclusivamente nelle situazioni da risolvere immediatamente, mentre per tutte le altre si dovranno utilizzare le pianificazioni normali. Gli incarichi urgenti, genereranno inoltre una notifica all'assegnatario, qualora l'utente incaricato non abbia preso visione dell'incarico entro 5 minuti di tolleranza.
Essendo tale principio appreso e applicato da tutto il team, sarà facile riconoscere stabilire immediatamente il livello reale di urgenza di una determinata attività.
Perché devo ripianificare gli incarichi e non posso lasciarli scadere?
Come detto, la lista incarichi di Tweppy non sarà una banale checklist di attività da svolgere, bensì sarà la lista delle attività da completare secondo le tempistiche di pianificazione definite da sé stessi o dai colleghi nel team.
Ri-pianificare gli incarichi non completati a fine giornata, permetterà all'utente sia di organizzarsi tali attività trovando una nuova possibile data di completamento, sia mettere a conoscenza gli assegnatari degli incarichi sull'effettivo spostamento di tali attività: a questi arriverà pertanto automaticamente un feedback, con la nuova data di completamento prevista per tali attività.