La funzione di memorandum consentirà di inviare automaticamente, alla data/ora desiderata, un modello email di promemoria ad un destinatario.
Sarà possibile inviare memorandum/promemoria per eventi di calendario pianificati.
I memorandum saranno configurabili in più lingue a setup dall'amministratore di sistema e sarà possibile predisporli in via generica oppure specifica per ogni tipologia di evento.
Questi saranno infatti attivabili in fase di pianificazione di un evento con almeno un partecipante esterno e invito acceso.
1. Attivazione Memorandum
Pianificando/proponendo un evento con un modello di memorandum associato, questo potrà essere attivato solo qualora sia presente almeno un partecipante esterno e l'invito sia acceso.
Una volta che sarà inserito il partecipante esterno e si sarà premuto il pulsante "invita", sarà possibile attivare il memorandum.
Prima di salvare e attivare il memorandum, questo dovrà essere configurato secondo le proprie necessità, impostando:
Mittente: la casella email mittente con la quale inviare il memorandum
Data Invio: la data e ora desiderata per l'invio del memorandum, uguale o antecedente alla data di scadenza dell'incarico
Lingua: la lingua del modello memorandum da inviare
Fuso orario: fuso orario nel quale verranno visualizzate le date dentro al memorandum
In questa sede saranno visualizzabili, ma non modificabili i destinatari (i contatti destinatari dell'email di memorandum).
Una volta salvata la configurazione del memorandum, questo sarà attivo sull'evento di partenza.
La presenza di un memorandum collegato ad un evento, sarà evidenziata da un'icona colorata presente in lista messaggi.
L'indicatore di presenza del memorandum, assumerà un colore diverso in base allo stato dello stesso:
colore blu: memorandum impostato, non ancora inviato
colore verde: memorandum impostato e inviato
La stessa icona sarà proposta anche all'interno dell'evento specifico.
L'utente verrà informato sullo stato del memorandum tramite la ricezione di notifiche di sistema collegate al messaggio stesso, nello specifico:
una notifica di invio programmato, 60 minuti prima dell'ora di invio impostata
una notifica di invio avvenuto con successo, una volta spedito il memorandum
La mail di memorandum inviata, presenterà infine le seguenti caratteristiche:
Corpo della mail: il contenuto del memorandum con le variabili ora valorizzate con i parametri presi dalla mail originale
Riferimento mail - memorandum: nell'intestazione del memorandum e della mail originale, sarà presente rispettivamente il riferimento al messaggio collegato, contrassegnato dalla dicitura [MEMO] e [MEMO DI] per passare al memorandum o alla mail iniziale.
Tag memorandum: tag di sistema "MEMORANDUM" permetterà di filtrare e riconoscere immediatamente un memorandum
2. Disattivazione Memorandum
Qualora si volesse disabilitare un memorandum impostato per evitarne l'invio, sarà sufficiente entrare in modifica dell'evento con memorandum e, alla voce "Memo", eliminare il memorandum presente cliccando sull'apposita X.
