Con Tweppy Chat Pro sarà possibile comunicare via chat con chiunque al mondo (come una classica chat), con il grande vantaggio di poter contestualizzare le conversazioni, ovvero tracciare l'intero thread all'interno di una mail, nota o evento di riferimento presenti in Tweppy.
Verrà pertanto potenziata la chat contestuale di Tweppy, permettendone l'apertura e condivisione con l'esterno.
Come funziona? 🤌
Chat Pro permetterà di attivare una live chat contestuale nella sezione discussioni di un qualsiasi messaggio in Tweppy, rendendola utilizzabile da chiunque attraverso una semplice interfaccia web, disponendo del relativo link per accedervi.
Cliccando sul link, l'utente esterno potrà accedere all'applicazione ChatPro attraverso il login diretto tramite un proprio account dei principali servizi di comunicazione:
Una volta eseguito l'accesso, l'utente esterno vedrà un'interfaccia web interattiva:
Corpo del contesto Tweppy (collegato alla chat in questione)
Conversazione Chat, tra Tweppy ed esterno
Textbox nuovi messaggi e allegati
La contestualizzazione di tutte le conversazioni, ottenibile grazie a ChatPro, permetterà all'utente esterno di consultare le informazioni del messaggio Tweppy collegato alla conversazione direttamente dalla chat stessa, potendone vedere i dettagli testuali e gli allegati (1).
L'interfaccia esterna disporrà di ulteriori opzioni (1) per l'utente, disponibili nel menù a tendina (2).
A) Export
Possibilità di esportare l'intera conversazione con relativi allegati, in un file .zip.
Le chat saranno in formato testuale.
B) Vai a corpo messaggio
Quando espansa la sezione inferiore di chat, sarà possibile espandere la sezione superiore con i dettagli del corpo messaggio.
C) Vai a chat
Quando espansa la sezione superiore con il corpo messaggio, sarà possibile espandere la sezione inferiore con la chat contestuale.
D) Logout
Per eseguire il logout dall'applicazione.
I messaggi scritti dall'interfaccia esterna verranno recapitati all'utente Tweppy il quale li riceverà direttamente nel contesto di riferimento (come per qualsiasi altra chat interna), ricevendo una notifica nella propria lista messaggi (1).
NB
Un gruppo di chat tramite ChatPro avrà visibilità "pubblico internamente", ovvero che tutti i visualizzatori del contesto (messaggio) vedranno la conversazione tenutasi con l'esterno.
Come si configura? ⚙️
Una nuova conversazione chat tramite Chat Pro, potrà essere attivata:
🏠 da qualsiasi utente Tweppy della propria organizzazione, a prescindere dal ruolo
🌍 da qualsiasi persona esterna, attraverso un apposito link pre-generato
1. 🏠 Attivazione da utente Tweppy
Ogni utente Tweppy potrà abilitare una conversazione con l'esterno, sia su un messaggio già creato in passato e presente in Tweppy, sia in fase di creazione di un nuovo contesto.
1.1 Chat esterna - nuovo contesto
Durante la fase di creazione di un nuovo contesto (email, nota o evento) nella barra superiore sarà presente il pulsante "gestisci chat", per configurare e attivare la chat esterna.
📧 Messaggi tipo "email"
Nel caso di contesto tipo "email", all'attivazione della chat esterna, verrà inserito automaticamente un pulsante nel corpo della stessa per permettere al destinatario di accedere direttamente alla chat contestuale sulla mail.
📆 Messaggi tipo "evento" con invito
Nel caso di contesto tipo "evento", abilitando la funzione di "invito", verrà inserito automaticamente un "segnaposto" nel corpo dello stesso (1) che il destinatario vedrà come link e che gli permetterà così di accedere direttamente alla chat contestuale sull'evento.
1.2 Chat esterna - contesto esistente
Accedendo ad un qualsiasi contesto di Tweppy (email, nota o evento) già presente sul sistema, sarà possibile abilitare una nuova chat esterna attraverso il pulsante "azioni" (1) nella sezione "discussioni" del messaggio.
Tra le opzioni disponibili ci saranno:
A) "Crea gruppo", per creare un classico gruppo di chat interna
B) "Attiva conversazione esterna", per appunto attivare ChatPro
Selezionata l'opzione "Attiva conversazione esterna", confermarne l'abilitazione.
Dopo aver abilitato ChatPro su un contesto esistente, comparirà la seguente schermata , con varie opzioni da poter modificare.
Link della conversazione
Il link da condividere all'esterno per accedere alla chat contestuale.
Sarà possibile condividere rapidamente il link tramite:"copia negli appunti", per poi inviarlo attraverso qualsiasi canale desiderato
una nuova email sul momento con il pulsante "Clicca qui per discuterne" pre-inserito nel corpo della stessa
WhatsApp Web, selezionando direttamente la conversazione dalla propria lista e inviando il messaggio
Oggetto
L'oggetto della conversazione, visibile nell'interfaccia esterna.
Di default verrà inserito l'oggetto del contesto di partenza ma sarà modificabile a piacere.
Mostra Corpo
Tramite la checkbox, sarà possibile abilitare o meno la visibilità del corpo del messaggio all'interno dell'interfaccia esterna.
Scadenza
La scadenza determinerà al durata massima della chat aperta, ovvero la possibilità da parte della persona esterna di scrivere nuovi messaggi nella conversazione.
Notifica
In questa sezione si potranno includere più utenti Tweppy che verranno notificati nella loro lista messaggi alla ricezione di ogni nuovo messaggio ricevuto dall'esterno, tramite la conversazione in questione.
Qualora non venisse aggiunto nessun utente specifico, Tweppy notificherà in automatico tutti i visualizzatori del contesto.
NB
La scadenza di default per ogni chat attivata manualmente sarà impostata a 30 giorni da setup e potrà essere modificata a proprio piacere accedendo alla sezione Profilo > Opzioni su chat esterna (1).
Per disattivare Chat Pro prima della scadenza, chiudendo così immediatamente la conversazione esterna, sarà sufficiente impostare la scadenza alla data odierna.
L'accesso ai dettagli di configurazione di Chat Pro, dopo l'abilitazione, saranno accessibili anche dall'intesazione del messaggio attraverso un'apposita voce.
Il colore della relativa icona "lucchetto" sulla sinistra, indicherà lo stato di Chat Pro sul messaggio in questione:
Icona verde = Chat Pro attivo
Icona rossa = Chat Pro disattivo
2. 🌍 Attivazione - richiesta da esterno
L'attivazione di una nuova chat tramite Chat Pro potrà essere generata direttamente da un utente esterno, tramite un link specifico generato in precedenza.
In questo caso, l'utente esterno, accedendo al link e inviando un nuovo messaggio in chat, genererà un nuovo contesto da modello di tipo "nota" all'interno di Tweppy della controparte, con al suo interno la chat inviata.
2.1 Configurazione modello nota
Dopo aver salvato un modello di nota, aprire la lista messaggi "modelli di attività" e cliccare sul modello desiderato.
Nell'anteprima del modello, cliccare sul tasto "genera", per generare il link ChatPro con le varie opzioni da modificare.
Impostare le opzioni desiderate e, tramite il tastino "Modifica", potrà essere visionato il link generato con le opzioni di notifica per la chat.
NB
La scadenza di default per le chat esterne su attività da modello sarà impostata a 365 giorni da setup e potrà essere modificata a proprio piacere accedendo alla sezione Profilo > Opzioni su chat esterna (1).
Per disattivare ChatPro prima della scadenza, chiudendo così immediatamente la conversazione esterna, sarà sufficiente impostare la scadenza alla data odierna.
Best Practice
Finalità: ricevere in Tweppy via ChatPro le richieste da parte dei clienti, attraverso un pulsante inserito sul proprio sito web.
Configurare in Tweppy una nuova nota e salvarla come modello con oggetto "Richiesta da sito"
Accedere alla lista "modelli di attività" e settare le impostazioni della chat con una scadenza a lungo termine (es. 20 anni)
Generare il link della chat
Collegare il link al pulsante inserito sul proprio sito web
Al click del pulsante il cliente potrà accedere a ChatPro e inviare una nuova richiesta, la quale verrà ricevuta in Tweppy collegata alla nuova nota da modello con oggetto "Richiesta da sito" e notificata agli utenti inseriti nelle configurazioni di ChatPro.
Per ogni singolo modello di attività saranno impostabili più configurazioni Chat Pro, ognuna della quale disporrà:
dei relativi utenti partecipanti, inseriti in configurazione
del proprio link specifico.
Questo permetterà di ricevere in Tweppy richieste dall'esterno coinvolgendo specifici utenti partecipanti (sia alla nota che alla chat aperta), variabili in base al link utilizzato per l'invio.
Esempio
Nel modello seguente vengono impostate 2 configurazioni Chat Pro, le quali disporranno di un link specifico e che, alla ricezione della richiesta chat dall'esterno, genereranno la nota da modello in Tweppy avente nei partecipanti:
utente "Piero Fanti", nella prima.
utente "Daniele Pezzini", nella seconda
Gestione dei gruppi di chat 💭
Ogni primo messaggio di chat, inviato da un utente esterno dopo aver fatto l'accesso tramite link, genererà uno specifico gruppo di chat sul relativo messaggio, con partecipanti:
gli utenti interni, notificati nelle impostazioni di Chat Pro
l'utente esterno che ha scritto il messaggio
Esempio
Il link ChatPro collegato al contesto visibile, è stato utilizzato da due utenti esterni a Tweppy, i quali hanno scritto il loro messaggio di chat dopo aver effettuato l'accesso:
Notifica accesso + gruppo conversazione con Piero Fanti
Notifica accesso + gruppo conversazione con Stefania Nardu
Qualora l'utente Tweppy desiderasse coinvolgere entrambi gli esterni in un unico gruppo di chat collettivo, potrà unire i gruppi di conversazioni creati oppure includere un utente esterno in un gruppo già esistente, dopo averne rilevato l'accesso a Chat Pro.
In questo modo si otterrà un unico gruppo di chat con tutti gli esterni, i quali vedranno l'intera conversazione (anche precedentemente scambiata nei gruppi specifici con i singoli partecipanti).
Permessi e sicurezza 🔐
L'attivazione/disattivazione di ChatPro su un contesto e le relative impostazioni e settaggi saranno modificabili da tutti i visualizzatori del contesto.
Ogni modifica apportata alle impostazioni di Chat Pro verrà tracciata in chat pubblica contestualmente alle informazioni dell'utente.
FAQs
Posso coinvolgere in uno stesso gruppo di chat più partecipanti esterni, condividendo loro lo stesso link?
Posso coinvolgere in uno stesso gruppo di chat più partecipanti esterni, condividendo loro lo stesso link?
Certamente!
Tuttavia, i singoli gruppi generati nel contesto in Tweppy alla ricezione del primo messaggio dall'utente esterno, dovranno essere uniti nel gruppo desiderato.
In questo modo si otterrà un unico gruppo di chat con tutti gli esterni, i quali vedranno l'intera conversazione.
Cosa succede se l'utente esterno chiude la chat e vengono inviati nuovi messaggi dalla controparte?
Cosa succede se l'utente esterno chiude la chat e vengono inviati nuovi messaggi dalla controparte?
L'accesso a ChatPro effettuato tramite login diretto con un account dei maggiori servizi (Google, Microsoft o Apple), permetterà di recapitare un'email di notifica all'indirizzo collegato all'account per comunicare la presenza di nuovi messaggi in chat, includendo il link per riaprire la conversazione.