Quando si inviano via email allegati con il tracking attivo, Tweppy genererà una pagina di download, accessibile tramite un pulsante nel corpo della mail, dalla quale il destinatario potrà accedere e scaricare gli allegati: per tali allegati sarà possibile impostare una data di scadenza oltre alla quale non saranno più disponibili al download.
In fase di compilazione di un'email, una volta inseriti gli allegati desiderati e attivato il tracking (1), comparirà una sezione che mostrerà la scadenza impostata (2).
La durata standard per tutti è di 30 giorni, ma può essere modificata prima di inviare la mail, cliccando sulla scritta "Edit" e selezionando una data diversa:
Consultazione e modifica
Una volta inviata l'email, o su una qualsiasi email contenente allegati e inviata con il tracking, le informazioni relative alla validità della condivisione verranno riportata nel dettaglio del messaggio, portandosi in sovrimpressione con il mouse sulla relativa icona:
L'icona verde indicherà che la condivisione sarà attiva e i file saranno scaricabili dai destinatari.
L'icona rossa indicherà che la condivisione sarà scaduta e i file non saranno più scaricabili dai destinatari.
Cliccando sull'icona (verde o rossa) sarà possibile modificare la scadenza della condivisione a piacere: tale operazione rimarrà tracciata nella chat pubblica del messaggio.
Pagina di download allegati
Nel caso in cui la condivisione sarà scaduta ed un destinatario proverà ad accedere alla pagina di download si verificheranno due avvenimenti:
il destinatario troverà un messaggio di testo che gli dirà che i contenuti non saranno più disponibili e di provare a contattare il mittente per maggiori informazioni;
il mittente riceverà una notifica di tracking in merito al tentativo di accesso al download, il quale sarà tracciato nella chat del messaggio inviato.
Scadenza standard e riattivazione
La scadenza standard delle condivisioni sarà impostata da sistema a 30 giorni.
Si potrà intervenire manualmente accedendo alle singole email inviate per riabilitare il download posticipandone la scadenza, oppure si potrà intervenire a livello di configurazione globale per ogni singolo ambiente.
L'amministratore di sistema, infatti, potrà impostare a piacimento la scadenza standard della condivisione degli allegati.
Per modificare la scadenza standard nell'ambiente sarà necessario entrare nel Setup sotto alla sezione "Profilo" e, dove si configura la formattazione delle email in uscita, sarà possibile impostare il valore desiderato:
Selezionando "No expiration"/"Nessuna scadenza" gli allegati non scadranno mai ma tale opzione è vivamente sconsigliata per garantire la totale sicurezza del dato.
NB
La data selezionata sarà il giorno in cui la condivisione scadrà, quindi da quel determinato giorno il download non sarà più disponibile.
Di conseguenza, per bloccare immediatamente il download degli allegati, sarà sufficiente selezionare la data di oggi.