La funzione di memorandum consentirà di inviare automaticamente, alla data/ora desiderata, un modello email di promemoria ad un destinatario.
I memorandum, saranno configurabili in più lingue a setup dall'amministratore di sistema e saranno collegati ad una specifica tipologia di incarico: questi saranno infatti attivabili dalla dashboard incarichi in fase di assegnazione di un specifico incarico.
1. Configurazione modello memorandum
Per accedere alla sezione di configurazione degli incarichi dal setup di sistema, cliccare su "Teamwork" (1) e successivamente su "Configurazione Incarichi" (2).
Creando una nuova tipologia di incarico o entrando in modifica di una esistente, si potrà visualizzare la pagina di configurazione tipologia incarico e memorandum.
Alla sezione "Modello Memorandum" sarà possibile configurare un nuovo modello email di memorandum, associato alla tipologia di incarico in questione.
Nell'apposita sezione il modello potrà essere configurato a proprio piacimento.
Oggetto: oggetto della mail di memorandum che verrà inviata
Corpo: contenuto della mail di memorandum che verrà inviata
Il contenuto della mail potrà essere creato a proprio piacimento con testo, immagini o link e integrato con i modelli di feedback configurati sul proprio sistema e/o con delle variabili basate sui parametri contenuti nella mail originale, nello specifico:Data di scadenza (determinata dalla data di scadenza dell'incarico attivo sulla mail inviata)
Oggetto della mail inviata
Data della mail inviata
Avanzate: sarà possibile resettare i valori predefiniti contenuti nel modello o eliminare la configurazione del modello per la lingua corrente
2. Attivazione Memorandum
Assegnando/assegnandosi un incarico di una tipologia con memorandum associato, quest'ultimo potrà essere attivato accedendo alla relativa dashboard tramite la voce "configura memorandum", disponibile solo dopo aver selezionato una data di scadenza futura per l'incarico.
Prima di salvare e attivare il memorandum, questo dovrà essere configurato secondo le proprie necessità, impostando:
Mittente: la casella email mittente con la quale inviare il memorandum
Data Invio: la data e ora desiderata per l'invio del memorandum, uguale o antecedente alla data di scadenza dell'incarico
Lingua: la lingua del modello memorandum da inviare
Destinatari: i contatti destinatari dell'email di memorandum
NB
L'orario di invio del memorandum email dovrà essere successivo di almeno 1 ora rispetto all'ora di attivazione dello stesso.
Una volta salvata la configurazione del memorandum e assegnato l'incarico compilato, questo sarà attivo sul messaggio.
La presenza di un memorandum collegato ad un incarico, sarà evidenziata da una linea colorata sotto alla data di scadenza dell'incarico (1).
L'indicatore di presenza del memorandum, assumerà un colore diverso in base allo stato dello stesso:
- colore rosso: memorandum impostato, non ancora inviato
- colore verde: memorandum impostato e inviato
L'utente verrà informato sullo stato del memorandum tramite la ricezione di notifiche di sistema collegate al messaggio stesso, nello specifico:
una notifica di invio programmato - 60 minuti prima dell'ora di invio impostata
una notifica di invio avvenuto con successo - una volta spedito il memorandum
La mail di memorandum inviata, presenterà infine le seguenti caratteristiche:
Corpo della mail: il contenuto del memorandum con le variabili ora valorizzate con i parametri presi dalla mail originale
Riferimento mail - memorandum: nell'intestazione del memorandum e della mail originale, sarà presente rispettivamente il riferimento al messaggio collegato, contrassegnato dalla dicitura [MEMO] e [MEMO DI] per passare al momorandum o alla mail iniziale.
Tag memorandum: un nuovo tag di sistema "MEMORANDUM" permetterà di filtrare e riconoscere immediatamente un memorandum
3. Disattivazione Memorandum
Qualora si volesse disabilitare un memorandum impostato per evitarne l'invio, sarà sufficiente entrare in modifica dell'incarico con memorandum e, alla voce "Memo", eliminare il memorandum presente cliccando sull'apposita "X".
