Con Tweppy sarà possibile e spesso doveroso classificare i messaggi (email, note, eventi) con dei tag, ovvero delle etichette che permetteranno di organizzare, ricercare rapidamente e correttamente gli elementi desiderati.
Alcuni tag verranno inoltre inseriti automaticamente dal sistema sulla base di determinate logiche, altri invece potranno essere aggiunti manualmente dall'utente.
Tutte le tipologie di tag potranno essere utilizzate come trigger per scatenare svariate azioni, attraverso specifiche regole di automazione generate al momento di applicazione del tag.
1. Tipologie di Tag
I tag in Tweppy potranno essere applicati dall'utente o esclusivamente dal sistema.
Nel primo caso i tag in questione saranno tag di processo o tag aziendali.
I tag di processo saranno inerenti ad una specifica pratica (processo) e serviranno per etichettare e catalogare i messaggi inerenti a tale processo.
I tag aziendali saranno invece tag trasversali a tutti i processi, i quali saranno utilizzabili per etichettare messaggi di qualsiasi processo.
I tag gestiti automaticamente dal sistema saranno invece i tag di casella e i tag di cartella.
1.1 Tag aziendali - di processo
Per inserire un tag sarà sufficiente aprire il messaggio e accedere alla sezione "dati del messaggio (1)". Alla sotto-sezione "Tag" (2) premere l'opzione "Tagga il contenuto".
Una volta premuto si aprirà una lista di tag suddivisi per tipologia e sarà possibile scegliere quello desiderato dal menù a tendina (immagine seguente).
Sarà inoltre possibile cercare per nome il tag desiderato tramite la casella di ricerca.
In questo caso, se Tweppy non troverà nessun tag corrispondente, suggerirà di creane uno con il nome digitato (se l'utente avrà il permesso di creare nuovi tag).
Si potrà creare un nuovo tag anche andando direttamente alla voce "tag recenti", cliccando "Crea nuovo tag" e scrivendo nell'apposito campo il nome desiderato da dare al tag.
I tag saranno visibili nel messaggio da tutti i visualizzatori (non solo da chi li avrà aggiunti) e sarà possibile inserirne più di uno su ogni messaggio.
I tag in Tweppy andranno a sostituire il concetto delle tradizionali "cartelle " sui client di posta: infatti, classificando una serie di email con uno stesso tag, sarà poi possibile, tramite la barra di ricerca, filtrare tutti i messaggi contenenti quei determinati tag.
Sarà infatti sufficiente cliccare sul simbolo di tag
alla destra della barra di ricerca e selezionare, dal menu a tendina, il tag individuato come criterio di ricerca.
1.2 Tag di casella
I tag di casella come detto, saranno i tag inseriti automaticamente dal sistema con il nome della casella di posta (1) con cui il messaggio è stato spedito o dalla quale è stato scaricato (pertanto si potranno trovare solo nei messaggi di tipo email o evento), saranno di colore azzurro e non saranno rimovibili dall'utente.
NB
I tag di casella sui messaggi email di invito ad evento, ricevuti su più caselle email configurate in Tweppy, presenteranno SOLO il tag di casella della PRIMA casella dalla quale sarà stato scaricato il messaggio.
1.3 Tag di cartella
I tag di cartella saranno dei tag che potranno essere applicati dal sistema sui messaggi sincronizzati in Tweppy contenuti in una una determinata cartella sul server di posta.
Potranno essere abilitati e configurati alla sezione "cartelle" (1) in fase di configurazione di una casella.
Il tag di cartella verrà visualizzato poi nel messaggio sincronizzato in Tweppy come un qualsiasi altro tag e avrà appunto lo stesso nome della relativa cartella di riferimento (2).