In Tweppy sarà possibile salvare dei modelli di attività personalizzati, da riutilizzare e richiamare a piacere, permettendo un notevole risparmio di tempo e una precisa gestione delle attività di processo, nonché uniformando al contempo la comunicazione aziendale.

ES1

Nell'esempio seguente si può notare un modello di email precompilato da poter richiamare a necessità durante la creazione di una nuova email, con lo scopo di proporre un appuntamento al destinatario desiderato.

ES2

Nell'esempio seguente si può notare un modello di nota interna collegato all'attività per note, da richiamare a necessità per comunicare con i colleghi della propria organizzazione.

1. Lista modelli

Per farlo, accedere alla lista modelli tramite il pulsante "altri" nella toolbar inferiore a sinistra; premere "modelli" (1) dal menu.

Apparirà il seguente pop-up.

In Tweppy i modelli di attività in lista saranno organizzati e filtrabili in base a:

Processo
Tipologia
Visibilità

1.1 Processo

Il campo processo permetterà di filtrare i modelli relativi ad una specifica tipologia di processo (pratica).

Saranno pertanto utilizzati per tracciare e svolgere le attività specifiche del processo in questione.

I modelli di processo saranno visibili solo agli utenti visualizzatori della relativa tipologia di pratica.

1.2 Tipologia

Il campo "tipologia" permetterà di filtrare la lista modelli in base alla relativa tipologia di attività.
Selezionando pertanto una specifica tipologia di attività, verranno proposti i modelli solo inerenti a tale tipologia.

1.3 Visibilità

I modelli personali saranno dei modelli email visibili ed utilizzabili solo dall'utente stesso che li avrà creati.

Potranno essere modificabili chiaramente SOLO dall'utente proprietario.

I modelli aziendali saranno dei modelli email visibili ed utilizzabili da tutti gli utenti dell'organizzazione.

Nell'esempio seguente, il modello evidenziato in grigio viene proposto in quanto il filtro di ricerca è stato impostato per trovare solo i modelli di attività inerenti al processo "commerciale", di tipo "Richiesta offerta - privato" e con visibilità "aziendale".

2. Creare un modello

Per salvare un modello, sarà sufficiente premere il relativo pulsante nella dashboard di compilazione messaggio, ovvero nella schermata di creazione di un qualsiasi nuovo contesto (email, nota ed evento).

Una volta aperta la dashboard di compilazione di una nuova email, sarà possibile salvarla come modello premendo l'apposito pulsante "modello"

presente nella toolbar in alto e scegliendo poi l'opzione "salva modello" dal menu a tendina.

A questo punto apparirà un pop-up che chiederà di selezionare il relativo processo a cui associare il modello, la tipologia di attività associata e la visibilità.

I modelli di processo potranno essere creati SOLO dagli utenti responsabili di almeno uno dei team aventi visibilità della tipologia di pratica (processo).

3. Richiamare un modello

Una volta creato, un modello potrà essere richiamato in diversi punti sul sistema:

Dalla lista modelli
Dalla finestra di creazione email, nota o evento
Creando una nuova attività da modello
Creando una nuova attività da modello in una pratica o contatto

3.1 Dalla lista modelli

Accedere alla lista modelli e tramite gli appositi filtri in alto a sinistra ricercare il modello desiderato, il quale, una volta selezionato dalla lista, si aprirà in anteprima nella parte di destra della finestra.
Per utilizzare il modello premere quindi il pulsante "usa modello" che apparirà in alto a destra.

3.2 Dalla finestra di creazione email, nota o evento

In fase di creazione di un nuovo messaggio (email, nota o evento) premere il pulsante "modello"

presente nella parte superiore della finestra e selezionare "inserisci un modello di email" dal menù a tendina.

Si aprirà la lista modelli dalla quale ricercare il modello desiderato da utilizzare.

3.3 Creando una nuova attività da modello

Cliccare sul pulsante "Nuovo..." (1) della toolbar di comando e selezionare "Nuova attività da modello" (2) dal menu a tendina.

Si aprirà la lista modelli dalla quale ricercare il modello desiderato da utilizzare.

3.4 Creando una nuova attività da modello in una pratica o contatto

Cliccare sul pulsante

all'interno della pratica o nella tab messaggi del contatto e selezionare "Nuova attività da modello" dal menu a tendina.

Si aprirà la lista modelli dalla quale ricercare il modello desiderato da utilizzare.

Una volta richiamati i modelli questi potranno essere sempre modificati nel testo prima dell'invio.

4. Modificare/eliminare un modello

I modelli creati e salvati saranno successivamente modificabili o cancellabili dagli utenti autorizzati.

Per farlo, accedere alla lista modelli tramite il pulsante "altri" nella toolbar inferiore a sinistra; premere "modelli"(1) dal menu.

Selezionare il modello e premere il pulsante "modifica" o "elimina" presenti in alto a sinistra del pop-up.

4.1 Autorizzazioni di modifica

I vari modelli di attività precompilati potranno essere modificati:

Dal creatore
Da un utente amministratore in modalità amministratore solo se il modello avrà una tipologia di pratica o di attività collegata e avrà visibilità "aziendale".
Da tutti gli utenti responsabili dei team configurati come autorizzati all'utilizzo della tipologia di pratica relazionata al modello
Da tutti gli utenti responsabili dei team configurati come autorizzati all'utilizzo della tipologia di processo relazionata alla tipologia di attività del modello