Tweppy è stato progettato per aderire alle regole del metodo e per rispondere, in modo logico, alle esigenze ricorrenti che scandiscono le giornate lavorative all'interno di ogni organizzazione.
Utilizzare Tweppy correttamente, applicando le regole del metodo, comporterà inevitabilmente a dover organizzare diversamente le informazioni rispetto al passato, dove venivano utilizzati convenzionali client di posta (Outlook, Thunderbird, ecc...) o altri strumenti di supporto (fogli excel, cartelle di Windows, tools online, ecc...).
MAI PIU INDIRIZZI EMAIL ERRATI O RECAPITI MANCANTI
La rubrica di Tweppy conterrà tutte le informazioni personali inerenti ad aziende e persone, tra loro relazionate. La profilazione completa dei contatti permetterà all'intera organizzazione di reperire tutte le informazioni dei contatti dai coinvolgere, necessarie a proseguire nelle successive attività di processo.
La tracciabilità delle comunicazioni sarà automatica: sarà sufficiente collegare l'indirizzo email al contatto "persona" o "azienda" in rubrica e tutte le comunicazioni che vedranno tale contatto coinvolto, saranno automaticamente connesse e reperibili nella relativa anagrafica.
NO ALLE BANDIERINE DI OUTLOOK E TO-DO-LIST
Con Tweppy, ogni singola cosa da fare, promemoria o altro, dovrà essere organizzata attraverso gli incarichi.
Questo permetterà, oltre ad eliminare le dimenticanze e rispettare le scadenze, di poter monitorare lo stato di avanzamento di tutte le attività in corso, future e completate di tutto il team, sia personali che assegnate ai colleghi.
Esempio
Incarico "rispondere" collegato ad una email ricevuta; "preparare offerta" collegato alla email di richiesta offerta o ad un evento richiesta telefonica; "attesa feedback" collegato ad un email inviata; "rendicontare" collegato ad un appuntamento intercorso ecc...).
BASTA EMAIL INTERNE E WHATSAPP CON COLLEGHI
Con Tweppy, ogni confronto interno dovrà essere svolto attraverso la zona collaborativa, tramite appunto la chat contestuale. Questo permetterà di collaborare senza interferire e tenere traccia delle informazioni scambiate.
NIENTE PIU' CARTELLE E SOTTOCARTELLE PER ORGANIZZARE LE COMUNICAZIONI
Con Tweppy, grazie all'uso delle pratiche collegate ai contatti, sarà facile accedere alle informazioni di processo tracciate (email, allegati, meeting, telefonate, ecc...), avendo evidenza dei processi in corso (aperti) e di quelli conclusi (chiusi - con relativo esito di chiusura).
Risulterà inoltre chiaro in quale fase questi si trovino e sarà possibile monitorare tutte le relative attività da svolgere, in corso o concluse.
Esempio
Pratica Commerciale = l'insieme di tutte le informazioni e attività inerenti al processo commerciale nei confronti di un potenziale cliente, dalla ricezione della richiesta di offerta all'accettazione dell'offerta stessa.
NIENTE PIU' ACCORDI TELEFONICI NEL DIMENTICATOIO
Le telefonate effettuate o ricevute da contatti esterni (clienti, fornitori, ecc...) non saranno più da appuntare su carta, promemoria, post-it o addirittura da ricordare a mente, bensì dovranno essere tracciate in Tweppy registrando un nuovo evento di processo: queste diventeranno il contesto dal quale scaturiranno le attività successive (incarichi), permettendo al contempo di tenere traccia di tutte informazioni raccolte e rendendole pertanto disponibili a tutto il team, qualora emergesse la necessità di doverle reperire.
MONITORABILITA' DEGLI IMPEGNI DEI COLLEGHI E DELLE ATTREZZATURE AZIENDALI
Il calendario condiviso di Tweppy permetterà di tenere traccia degli appuntamenti (privati e aziendali) di tutto il team, favorendo la condivisione delle informazioni, evitando interferenze e ambiguità.
In ogni evento, sarà possibile coinvolgere colleghi (anche se non partecipanti all'appuntamento) e collaborare con loro scambiando commenti di chat e documenti, nonché gestire correttamente le attività da svolgere pre e post appuntamento.
MENO FOLLOW-UP A VUOTO CON CLIENTI O RISORSE ESTERNE
Con Tweppy, attraverso l'uso di tracking, pulsanti di feedback e memorandum, risulterà immediato capire quando il cliente avrà letto una email, scaricato un allegato o quando vorrà essere chiamato, facilitando così l'interazione con l'esterno, sia nell'ottica di un maggiore risparmio di tempo per la propria organizzazione, sia nell'ottica di una percezione di maggiore qualità del servizio da parte dell'interlocutore esterno.
