Efficienza, produttività ed un ambiente di lavoro dal basso livello di stress, sono obiettivi che si possono ottenere unicamente attraverso il sincronismo organizzativo.
Per raggiungere tale condizione, è fondamentale che ogni componente dell'organizzazione operi con il preciso intento di facilitare chi si trova a valle nei processi.
Crea le condizioni per operare con la massima concentrazione
Operare in condizioni di alta concentrazione garantisce produttività ed una migliore qualità del lavoro svolto. Al contrario, continue interruzioni sono la principale fonte di un alto livello stressogeno, scarsa produttività e frequenti errori, che si ripercuotono su chi si trova a valle nei processi.
Risulta pertanto opportuno creare le condizioni ideali per poter operare con la massima concentrazione:
Non interrompere i colleghi (e non permettere di essere interrotto) durante la giornata lavorativa per l'assegnazione di attività o per verificarne lo stato di avanzamento.
Indipendentemente dal livello di urgenza, il metodo e lo strumento permettono di operare senza la necessita di continui confronti.Disabilita le notifiche push dello smartphone o del pc, in quanto inducono alla loro lettura creando una interruzione dello stato di concentrazione. Silenziare i device durante i periodi di alta concentrazione risulta essere una mossa strategica per lavorare con concentrazione.
Offri ai colleghi la massima qualità del dato
Troppo tempo viene speso nel prendere visione di contenuti in quel momento inutili (sovra-informazione) ed ancora troppo tempo viene dedicato nella ricerca di informazioni che, qualora fossero state organizzate con un maggiore attenzione, avrebbero permesso un notevole risparmio di tempo per l'intera organizzazione.
È fondamentale che ogni collaboratore ragioni con tale consapevolezza, anche qualora questo comporti un maggior effort di tempo da dedicare.
Evita situazioni di sovra-informazione, ovvero attivati affinché i colleghi prendano visione delle sole informazioni che in quel momento sono necessarie.
Archivia le informazioni sui contatti coinvolti: chi viene a contatto con nuovi indirizzi email, numeri di telefono ecc.., è importante che li inserisca nelle schede contatto in rubrica, in modo tale da rendere le informazioni disponibili per tutto il team.
Acquisisci il principio di tracciabilità del dato, ovvero registra informazioni che hanno determinato azioni a valle, cosi da permettere a chi si trova coinvolto nel processo di avere una panoramica chiara del pregresso senza dover ricorrere a confronti di aggiornamento.
Classifica e organizza le informazioni cosi da permettere a tutti di poterne fruire.
Per farlo, è necessario venga posta la massima attenzione, da parte di tutti, nella loro classificazione (alia, tag ecc.) e organizzazione (pratiche ecc.).
Rimani connesso al sistema organizzativo
Ad intervalli regolari, accedi a Tweppy (anche tramite app mobile) e consulta i nuovi input presenti sul sistema: tale attività consente di rimanere connessi al team, monitorando gli input ricevuti e fornendo il proprio apporto ai colleghi, riuscendo così ad applicare il vero team working, eliminando le interferenze.