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Configurazione delle caselle email
Configurazione delle caselle email

Guida per la configurazione delle caselle email in Tweppy

Updated over 10 months ago

⚠️Prerequisiti

Per poter configurare le caselle email in Tweppy, sarà importante assicurarsi:

  • che queste siano accessibili tramite i protocolli standard IMAP, POP3, EWS e SMTP.

  • di essere in possesso dei parametri di configurazione corretti e delle credenziali di accesso (username e password); i parametri di configurazione saranno da reperire contattando il proprio provider o il proprio gestore della posta.

  • che qualora l'azienda utilizzi un server di posta interno, questo sia configurato per permettere l'accesso ad applicazioni esterne.

  • che l'indirizzo completo della casella non contenga più di 50 caratteri totali.

NB

Le caselle del provider Office365 per essere configurabili in Tweppy, dovranno avere abilitata l'opzione per l'utilizzo del protocollo di autenticazione SMTP AUTH, come evidenziato sul loro portale.

La procedura da seguire è descritta nel seguente articolo: CLICCA QUI

Le caselle in hosting sul provider GoDaddy, il quale si appoggia ai sistemi di Office365, richiedono anch'esse di essere preparate per la configurazione in Tweppy seguendo la procedura descritta nel seguente articolo: CLICCA QUI


⚙️Accesso a configurazione

  • Entrare nel setup di Tweppy tramite il menù a tendina apribile con un click sul proprio avatar (la voce è presente solo per gli amministratori)

  • Posizionarsi nella sezione "Caselle" selezionabile dal menù di sinistra, premere il pulsante "Crea Nuova +" e inserire l'indirizzo email della casella.

NB

In questa schermata sarà possibile anche scegliere di configurare una casella solo per l'invio ovvero una casella adibita al solo invio di email (solitamente tramite servizi SMTP dedicati).
Tale tipologia di caselle è generalmente utilizzata per operazioni di invio massivo di messaggi a scopo informativo/commerciale - per maggiori informazioni: CLICCA QUI.

  • Cliccare il pulsante "avanti" e nella schermata successiva inserire la password di casella.

    Qualora la casella che in fase di configurazione risultasse essere dello stesso dominio di una casella già configurata in Tweppy (es. @azienda.ext) o fosse fornita da un provider standard (es. gmail), sarà sufficiente inserire la giusta password e Tweppy individuerà automaticamente la relativa configurazione.

    In caso contrario, sarà proposto di passare nella configurazione manuale: il sistema dopo aver inserito la password presenterà un errore di configurazione e proporrà il pulsante "configura manualmente".

NB

Prima di proseguire con la procedura assicurarsi che il provider di posta non richieda di generare un'apposita password per le app di terze parti, qualora siano attivate le opzioni di verifica a più fattori (MFA) per accedere alla casella.

Per la configurazione di caselle con dominio Tiscali, sarà opportuno strutturare un workaround tramite l'ausilio di una casella gmail.
La relativa procedura da seguire è disponibile in questo articolo: CLICCA QUI

La procedura di configurazione chiederà in questo momento di inserire i parametri di configurazione della casella (forniti dal provider di posta).

Una volta inseriti i corretti parametri nella sezione "configurazione", si potrà proseguire con la procedura cliccando su "avanti".

Step di configurazione

La configurazione di una casella prevede 4 sezioni distinte:

  1. Sezione Caselle

  2. Sezione Configurazione

  3. Sezione Cartelle (non disponibile per protocollo POP)

  4. Sezione Utenti

1. Sezione "Casella"

Da qui sarà possibile configurare varie impostazioni generali per la casella:

  1. Alias della casella, ossia il nome da visualizzare come mittente nelle email spedite da questa casella. Lasciando vuoto questo campo, verrà utilizzato nome e cognome dell'utente che invierà l'email.

  2. Privacy messaggi, ovvero stabilire la privacy da attribuire di default per i messaggi email scaricati da tale casella.

  3. Tipologia di casella, ovvero stabilire se la casella in questione sarà personale o di team.
    Le caselle contrassegnate come "di team", ovvero caselle non personali, saranno utilizzabili per funzioni avanzate di smistamento email.

  4. Verifica reperibilità utenti, per abilitare o meno la funzione di monitoraggio reperibilità sulla casella stessa (vedi QUI come).

2. Sezione "Configurazione"

Nella sezione "configurazione" saranno visibili i parametri inseriti (nel caso di configurazione manuale).

Saranno inoltre sempre disponibili le checkbox per stabilire il comportamento sulla gestione delle email, consentendo se replicare o meno le azioni fatte su Tweppy anche sul server di posta.

  • contrassegna le email come lette quando vengo lette su Tweppy: nel caso un utente stia utilizzando temporaneamente due client di posta contemporaneamente, permette di contrassegnare nell'altro client come letta una email letta in Tweppy, purché lo sia da tutti i visualizzatori assegnati a quella email.

  • sposta le email nel cestino quando vengono eliminate su Tweppy: come nel caso della lettura, se è presenta la spunta la email viene spostata nel cestino della casella quando viene eliminata su Tweppy da tutti gli utenti visualizzatori.

3. Sezione "Cartelle"

In tale sezione saranno configurabili tutte le operazioni inerenti alla gestione delle cartelle presenti sulla casella in configurazione.

NB

Tale sezione NON sarà disponibile per le configurazioni in POP, in quanto tale protocollo NON supporta le gestione delle cartelle.


3.1. Cartelle

In questa prima sezione sarà possibile selezionare tramite il menù a tendina una o più cartelle tra quelle proposte presenti sul server e individuate da Tweppy (1).

Ogni ulteriore cartella potrà essere aggiunta tramite il pulsante "Aggiungi Cartella" (A), selezionandola dall'elenco a tendina proposto (B).

Per ogni cartella dovrà essere impostato un verso (C), in modo tale da contrassegnare correttamente sul sistema la direzione delle email scaricate (in termini di visualizzazione grafica).

La spunta "aggiungi tag di cartella" (D), qualora abilitata, permetterà di contrassegnare automaticamente le email sincronizzate in Tweppy provenienti da tale cartella con un TAG dello stesso nome della cartella stessa. Tali email saranno pertanto automaticamente "etichettate" dal sistema, in modo tale da poter innanzitutto catalogarle e consentirne una rapida ricerca e/o poter scatenare alla loro ricezione delle regole di automazione (se previste dalla versione del sistema acquistata) che generino automaticamente una serie di eventi a cascata.

La sezione "tipologia di attività" (E) permetterà di assegnare direttamente una specifica tipologia di attività alle email scaricate da tale cartella.

ES - Tipologie di attività

Nell'esempio seguente la mail sincronizzata in Tweppy dalla cartella "Richieste offerta" presente sul server è stata ricevuta direttamente come attività di tipo "Manifestazione interesse", in quanto appunto nella configurazione a setup, è stato definito il tutto come precedentemente descritto.

3.2. Posta indesiderata

In questa sezione sarà possibile stabilire quale/i cartella/e presente/i sul server sincronizzare e considerare come posta indesiderata.

3.3. Opzioni di invio

In questa sezione sarà possibile stabilire, spuntando l'apposita checkbox, se memorizzare sul server una copia delle email inviate con Tweppy e selezionare la cartella sul server all'interno della quale salvare tali email.

4. Sezione "Utenti"

All'interno della sezione utenti, sono definite le regole con cui Tweppy, una volta identificata e copiata una nuova email presente sulla casella di posta in questione, la condivide con determinati utenti. In poche parole, è in questa sezione che si decide quali utenti di Tweppy mapperanno sul loro profilo la casella configurata.

A) Ricezione delle email dalla casella

Abiliterà l'utente selezionato alla ricezione delle email in arrivo sulla casella in questione.

Qualora si trattasse di una casella personale, basterà indicare un solo utente; nel caso di più utenti con la spunta A attiva, ognuno vedrà l'interazione dell'altro (chi ha letto e quando, eventuali cancellazioni dell'email, ecc.);

B) Notifica per le mail in arrivo da tale casella

Attiverà la ricezione di una notifica visiva sul sistema per ogni email in arrivo sulla casella in questione.
Nel caso sia presente la spunta B, il contatore della toolbar principale segnalerà all'utente l'arrivo di una nuova email; qualora invece la spunta B non sia presente, l'email nuova sarà comunque identificabile nella lista delle email con colorazione viola (ovvero non letta), ma non vi sarà alcuna notifica.

ES

La casella [email protected] sarà monitorata principalmente da Valentina, ma Marco vorrà poter vedere le email che transiteranno sulla casella, senza però ricevere una notifica per ogni elemento ricevuto: sarà sufficiente abilitare entrambi gli utenti alla ricezione delle email da tale casella (checkbox A spuntata per entrambi) ma le notifiche saranno abilitate solo per Valentina (checkbox B spuntata solo per Valentina).

C) Ricezione secondaria

Identificherà l'utente a cui Tweppy condividerà le email, quando tutti i lettori risultano non reperibili per un numero di minuti superiore al valore impostato alla voce "casella", per maggiori informazioni CLICCA QUI;

D) Ricerca sul server

Permetterà di ricercare le email sul server; tale ricerca sarà possibile solo se le caselle saranno configurate tramite protocollo IMAP o Exchange;

E) Invio delle email con tale casella

Permetterà di definire quale utente sarà abilitato all'invio di email tramite la casella in questione;

F) Visualizzazione delle email inviate dagli altri utenti con la casella

Nel caso sia presente la spunta sull'utente, tutte le email inviate con quella casella saranno a lui visibili; nel caso contrario, potrà visualizzare solo email da lui inviate con quella casella;

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