L'assegnazione di qualunque attività o richiesta di qualunque dato o informazione è una fase estremamente delicata all'interno di una giornata lavorativa in quanto si ripresenta decine e decine di volte e, qualora sia fatta senza completezza d'informazione e/o con interferenza, genera situazioni fortemente improduttive ed un incremento dello stress.
Per migliorare tale fase, è molto importante assegnare senza interferenze, ponendosi l'obiettivo di facilitare chi si trova a valle nel processo. Attraverso il criterio di autovalutazione delle 5C è possibile valutare la completezza d'informazione
1°C: Contesto
Qualunque attività da svolgere o richiesta da soddisfare è scatenata dalla ricezione di un input: questo è appunto il contesto a cui l'assegnazione (incarico) si riferisce.
Questo deve essere completo di tutte le informazioni necessarie per avvalorare l'incarico stesso.
NB
In Tweppy, un contesto sarà un messaggio di qualsiasi tipo, ovvero un'email inviata/ricevuta, una nota o un evento.
Qualora il contesto non sia già presente in Tweppy in quanto ricevuto tramite email dall'esterno, (meeting, telefonata, messaggistica istantanea, ecc.) sarà necessario creare manualmente il contesto attraverso le specifiche funzionalità di Tweppy.
2°C: Contatto
Il contesto presenta tipicamente dei contatti esterni coinvolti (non coloro che dovranno svolgere l'incarico): è importante che siano registrati e resi disponibili i loro 3 principali riferimenti: email, telefono e indirizzo civico, in modo tale da poter recuperare immediatamente i recapiti necessari qualora qualcuno nel team abbia la necessità di mettersi in contatto con uno di essi.
NB
In Tweppy, l'indirizzo mittente presente in una mail ricevuta, sarà immediatamente associabile in rubrica attraverso la creazione di un nuovo contatto persona o azienda.
Qualora il contesto non sia di tipo email, il contatto andrà creato manualmente attraverso l'apposita funzione e andrà inserito manualmente in tutti i contesti (note o eventi) che coinvolgeranno tale contatto.
3°- 4°- 5° C: Chi - Cosa - Completamento
Definire chi-deve fare-cosa e con quale data di completamento/livello di urgenza, in modo inequivocabile (non deve esistere il "lo fa il primo che ha tempo") è una condizione necessaria per eliminare le tipiche ambiguità che caratterizzano i sistemi organizzativi.
Partendo dal contesto a cui si riferisce, l'attività da svolgere dovrà essere assegnata attraverso gli incarichi, specificando correttamente:
chi: persona interna incaricata
cosa: l'esatta attività da svolgere (chiamare, rispondere, effettuare pagamento), ulteriormente dettagliata con informazioni di completamento
completamento: l'esatta data di completamento o livello di urgenza per completare l'attività
Grazie a queste modalità operative, l'attività da svolgere è assegnata in maniera precisa e completa, rendendo inequivocabile chi-fa-cosa, le tempistiche da rispettare e permettendo il monitoraggio dello stato di avanzamento.
Il tutto senza interferire, come da terzo principio del metodo. VAI AI DETTAGLI.