Le regole di automazione saranno utili per migliorare l'efficienza e la produttività delle singole risorse, generando automaticamente al momento opportuno, incarichi, condivisioni o altre azioni, sulla base dei propri processi aziendali, snellendo le operazioni ripetitive ed eliminando di conseguenza dimenticanze, perdite di tempo ed interpretazioni errate delle varie fasi di processo.
Per accedere alla sezione di configurazione delle regole di automazione dal setup di sistema, cliccare su "Teamwork" (1) e successivamente su "Configurazione regole di automazione" (2).
Sarà poi necessario accedere alla sezione "Messaggi" tramite il relativo pulsante "Vai".
Nella sezione messaggi, sarà visualizzata la lista di regole create.
Queste potranno essere anche filtrate/ricercate scremando la lista tramite gli appositi filtri dal menù a tendina:
Campo: filtro regole scatenate da valore di un tag o di un campo di profilazione
Tipologia: filtro regole scatenate da tipologia di attività impostata
Tracking: filtro regole scatenate da tracking email
Creare una nuova regola
Per creare una nuova regola, sarà sufficiente cliccare il pulsante "Aggiungi una regola +".
La schermata di configurazione di una nuova regola apparirà come da immagine seguente.
Nome della regola = nome breve identificativo della regola
Azione che innesca la regola = azione "trigger" che scatenerà la regola e genererà le conseguenze definite.
Filtro = Condizioni su messaggi (presenza di tag o tipologie di attività specifiche) per limitare l'esecuzione della regola solo al verificarsi di tali specifiche condizioni.
Conseguenze = Conseguenze generate dalla regola, ovvero il risultato finale desiderato e ricavabile con l'esecuzione della regola
Azione che innesca la regola
L'azione che innesca la regola potrà essere:
Profilazione del messaggio
Ricezione notifica da tracking
Azione dell'utente
Profilazione del messaggio
Indica che la regola verrà scatenata al verificarsi delle sole condizioni impostate nei filtri successivi, pertanto alla presenza di:
uno o più specifici tag su un messaggio
uno o più valori per uno o più campi di profilazione su un messaggio
una o più tipologie di attività o tipologie di messaggio
una combinazione dei punti precedenti
Ricezione notifica da tracking
Indica che la regola verrà scatenata da una delle attività rilevate dalla funzione di tracking (1) attivato sul messaggio, qualora siano verificate le condizioni impostate nei filtri successivi.
Azione dell'utente
Indica che la regola verrà scatenata da un'azione dell'utente (1), qualora siano verificate le condizioni impostate nei filtri successivi.
Le azioni disponibili sono: Lettura messaggio
La regola partirà alla prima lettura del messaggio da parte di un qualsiasi utente (ovvero su un messaggio di colore viola, "da leggere").
Eliminazione messaggio
La regola partirà all'eliminazione del messaggio da parte di un qualsiasi utente.
Impostazione messaggi come gestito
La regola partirà quando il messaggio verrà contrassegnato come "gestito" per un qualsiasi utente, sia tramite click su specifico pulsante "gestito", sia tramite un'interazione che vada rendere automaticamente il messaggio "gestito" (CLICCA QUI per i dettagli).
NB
La regola si scatenerà quando un qualsiasi utente visualizzatore del messaggio svolgerà l'azione scatenante.
ES
Setup:
Regola di automazione che, alla lettura del messaggio, imposta un incarico per utente Mario Rossi.
Scenario
Email ricevuta in Tweppy e letta da utente Luca Verdi --> la regola si scatena e genera incarico per Mario Rossi.
Stessa email letta anche da utente Franco Neri --> la regola si scatena e genera altro incarico per Mario Rossi (qualora l'incarico sia stato impostato come "ripetibile" nelle impostazioni della regola)
E così via ad ogni prima lettura del messaggio da parte di un nuovo utente.
Filtro
Le varie opzioni presenti nella sezione "Filtro", saranno pertanto le condizioni sui messaggi le quali, quando tutte verificate, permetteranno il generarsi della regola con le relative conseguenze.
CLICCA QUI per approfondire la sezione "Filtro".
Conseguenze
La sezione di "Conseguenze" conterrà le opzioni per impostare le conseguenze generate dalla regola.
CLICCA QUI per approfondire la sezione "Conseguenze".