Attenzione!
Tutte le possibilità descritte nel presente articolo, saranno implementabili solo con utilizzo di caselle configurate con protocollo IMAP/POP3/SMTP.
Lo standard EWS non permette la gestione personalizzata degli alias di casella, rendendo pertanto impossibile la gestione delle caselle "di team", necessarie per l'implementazione di tale funzionalità.
1. Ricezione diretta
In presenza di caselle aziendali condivise (es: [email protected] o [email protected]) e contrassegnate come tali a setup, il sistema sarà in grado, in casi particolari, di identificare il reale destinatario tra i vari utenti del sistema delle email ricevute su tali caselle.
Di conseguenza, condividerà l?email con notifica solo con l'utente individuato come destinatario, anziché con tutti gli utenti configurati come visualizzatori della casella condivisa.
1.1 Configurazione ricezione diretta
Per poter utilizzare la funzione di ricezione diretta sarà necessario configurare il sistema correttamente. Occorrerà pertanto contrassegnare la casella come casella "di team", tramite l'opzione "Tipologia di casella" alla sezione "Casella" della procedura di configurazione di una casella.
1.2 Utilizzo della ricezione diretta
Durante la composizione di una nuova email, la casella di team sarà selezionabile dal menù "mittente" e sarà contrassegnata con la dicitura "Team" al seguito dell'indirizzo.
Successivamente, tramite il menù a tendina superiore, sarà necessario impostare l'utente designato per la recezione diretta delle future email di risposta a quella inviata.
Le mail di risposta alla mail inviata inizialmente dall'utente designato, tramite la casella di team (1), verranno ricevute direttamente con notifica SOLO dall'utente in questione (2).
Tale soluzione permetterà pertanto di utilizzare un'unica casella email per l'intera organizzazione.
NB
La ricezione diretta dei messaggi all'utente designato avverrà soltanto qualora l'utente in questione sia reperibile a calendario, come da logiche di reperibilità utenti.
La ricezione diretta dei messaggi sarà una situazione temporanea che di default a sistema avrà una durata di 14 giorni, all'interno dei quali il sistema recapiterà appunto le risposte all'utente designato come destinatario.
La durata della ricezione diretta, sarà modificabile a setup, nella sezione "Profilo" > "Invio messaggi" (VAI ALL'ARTICOLO).La ricezione diretta potrà essere inoltre spenta manualmente dall'utente in qualsiasi momento, entrando in una delle email ricevute in risposta e selezionando l'opzione "Disabilita ricezione diretta" (1) presente nel menù contestuale.
2. Deleghe di invio
Un utente potrà disporre di uno o più utenti delegati ad inviare email per conto proprio su una casella di team.
Le risposte a tali email verranno ricevute con notifica solo dall'utente delegante.
ES
Utente Sara delega Anna. Anna invia un?email al cliente per conto di Sara. Il cliente riceverà un?email da Sara. Quando risponderà, la mail sarà condivisa con notifica solo per Sara.
2.1 Configurazione delegati
Per poter utilizzare la funzione di delega sarà necessario configurare il sistema correttamente. Occorrerà pertanto:
contrassegnare la casella come casella "di team", tramite l'opzione "Tipologia di casella" alla sezione "Casella" della procedura di configurazione di una casella.
impostare i vari utenti delegati, tramite l'opzione "Delegati" della pagina di configurazione permessi utente.
2.2 Utilizzo delega
In fase di composizione ed invio di una nuova mail, l'utente delegato, utilizzando la casella di team a sua disposizione, potrà impostare come mittente l'utente delegante.
Le risposte alla mail inviata con tali settaggi, verranno ricevute con notifica solo dall'utente delegante.
3. Riconoscimento conversazioni
Il sistema sarà in grado di riconoscere e relazionare le email di risposta o di inoltro ricevute dall?esterno con le email inviate da Tweppy, creando così un thread di conversazione.
Il sistema sarà in grado di mettere automaticamente in relazione le risposte ricevute con le email inviate e di conseguenza associare automaticamente le risposte alla pratica corretta, contenente la conversazione in corso.
L'operazione di associazione diretta alla pratica verrà tracciata indelebilmente nella chat pubblica (1).
4. Notifica email in base ad assegnazioni/visibilità contatto
Le impostazioni di assegnazioni/visibilità di un contatto in rubrica potranno essere utilizzate anche per permettere al sistema di recapitare una nuova mail in entrata da un particolare mittente, direttamente ad uno o più utenti referenti o ad un o più team di riferimento.
All'arrivo di una nuova email ricevuta da un indirizzo già associato ad un contatto censito in rubrica, il sistema proverà ad identificare gli utenti ai quali recapitarla con notifica basandosi sulla combinazione di:
"assegnazioni/visibilità" impostate nel contatto mittente
team di notifica settati per la casella di team.
Qualora il mittente sia un contatto salvato come persona SENZA assegnazioni specifiche, il sistema proverà a basarsi sulle assegnazioni impostate nell'/e azienda/e collegata/e al contatto.
Per le assegnazioni generiche a team e non ad utente specifico del team, verranno considerati i responsabili del team, se presenti.
Il sistema condividerà comunque la mail con gli altri utenti configurati per la ricezione email sulla casella, ma senza notifica.
ES
Il contatto persona MARIO ROSSI, correttamente inserito in rubrica e collegato all'azienda ROSSI SRL, ha impostato come referente diretto, l'utente "Piero Fanti" del team "Customer Care".
L'azienda ROSSI SRL ha inoltre impostato come visibilità il team "Direzione" (con utente responsabile "Marco Bettin").
La casella di team [email protected] configurata in Tweppy, ha impostato come team di riferimento il team "Customer Care" e il team "Direzione", oltre ad altri N utenti con e senza notifica attiva.
Quando Mario Rossi scriverà una nuova mail alla casella [email protected], usando la sua casella personale [email protected], Tweppy condividerà tale email con notifica solo a:
"Piero Fanti" (in qualità di referente diretto del team "Customer Care")
"Marco Bettin" (in qualità di responsabile del team "Direzione")
NB
Nel caso di una mail ricevuta con "ricezione diretta", questa verrà notificata direttamente all'utente diretto interessato, NON considerando altri parametri di assegnazione contatto o team di notifica.
Qualora il sistema non riesca a trovare nemmeno un utente a cui notificare il messaggio verranno applicate le normali regole di ricezione impostate per la casella mail.
4.1 Impostazioni necessarie
Tra le impostazioni di configurazione di una casella di team, alla sezione "UTENTI", sarà necessario identificare quali saranno i ?team di notifica? associati alla casella.
Nel contatto in rubrica, andranno pertanto inserite le relative assegnazioni o visibilità desiderate.
