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Contatti - Conversione da excel/csv a vCard
Contatti - Conversione da excel/csv a vCard
Updated over a year ago

Procedura per importazione

Per creare un file vCard e poter eseguire un'importazione in Tweppy, sarà necessario creare un file excel/csv e convertirlo poi in formato vCard (.vcf).

Nei passaggi seguenti sarà descritto step by step il procedimento per realizzare un file vCard corretto e compatibile per l'importazione in Tweppy dei contatti.

I campi standard supportati per l'import da vCard (.vcf) saranno i seguenti (l'eventuale importazione di ulteriori campi non standard sarà da analizzare con il consulente dedicato).

  • Name (Full Name) - Nome completo

  • Name (Structured) - Nome (Composto)

    • First Name - Nome

    • Middle Name - Secondo nome

    • Last Name (Family Name) - Cognome

    • Suffix - Suffisso

    • Title - Titolo di studio

  • Nickname

  • Birthday - Data di Nascita

  • Gender - Sesso

  • Company (Structured) - Azienda (Composto)

    • Company - Azienda

    • Department - Dipartimento

  • Job Title - Ruolo

  • Business Phone - Telefono di lavoro

  • Business Fax - Fax di lavoro

  • Mobile Phone - Telefono Mobile

  • Email

  • Email 2

  • Business Address - Indirizzo Aziendale completo

  • Business Address (structured) - Indirizzo Aziendale (Composto)

    • Street (Via/Viale/ecc.)

    • City (Città)

    • State (Provincia)

    • Postal Code (Codice Postale)

    • Country/Region (Paese/Regione)

  • Website

  • Personal Website

  • Home Phone

  • Home Fax

  • Home Address - Indirizzo di casa completo

  • Home Address (Structured) - Indirizzo di casa (Composto)

    • Street (Via/Viale/ecc.)

    • City (Città)

    • State (Provincia)

    • Postal Code (Codice Postale)

    • Country/Region (Paese/Regione)

1. Preparazione file di dati da importare

I dati di partenza contenuti nel file excel/csv dovranno essere una serie di elementi ordinati e senza imprecisioni, in modo tale da evitare possibili errori di importazione e la presenza di informazioni non corrette in Tweppy:

  1. ogni colonna dovrà corrispondere al campo vCard da importare.

  2. la prima riga del foglio di lavoro dovrà contenere l'intestazione delle colonne;

  3. ogni riga dovrà essere un contatto (persona o azienda);

All'interno di Tweppy, le tipologie di contatti presenti potranno essere di 2 tipi: contatti "Persona" o "Azienda".

Ogni contatto "persona" potrà essere collegato a N contatti di tipo "azienda", mentre ogni contatto "azienda" potrà avere collegato ad esso N contatti di tipo "persona".

Il file di dati da importare dovrà pertanto essere strutturato in maniera opportuna, per poter determinare in Tweppy la relativa tipologia del contatto importato.

  • PERSONE: qualora nel set di dati da importare, fossero presenti solo contatti di tipo "Persona", sarà necessario disporre di una colonna apposita con relativa intestazione per determinare il nome delle persone da importare (es. una colonna con intestazione "Nome e Cognome" o colonne separate "Nome" e "Cognome");

  • AZIENDE: qualora nel set di dati da importare, fossero presenti solo contatti di tipo "Azienda", sarà necessario disporre di una colonna apposita con relativa intestazione per determinare il nome delle aziende da importare (es. intestazione colonna "Ragione Sociale");

  • PERSONE + AZIENDE: qualora nel set di dati da importare, fossero presenti sia contatti di tipo "Azienda" sia di tipo "Persona", dovranno essere verificati entrambi i punti precedenti.

In questo ultimo caso, il set di contatti potrà essere importato in Tweppy già con le relative relazioni "Persona - Azienda".

Per ottenere tale risultato sarà necessario che all'interno del file di dati, nelle righe contenenti i contatti di tipo "Persona" da relazionare ad un'azienda, sia presente il nome di quest'ultima nella cella della colonna destinata a contenere il nome dell'azienda (es. "Ragione Sociale").

NB

Il nome dell'azienda inserito nelle righe delle persone relazionate ad essa, dovrà corrispondere esattamente al valore inserito come nome dell'azienda nella riga dell'azienda:
Fungendo come una sorta di "ID", tale valore non potrà differire in nessun modo dal valore inziale.

2. Creazione/Esportazione file .csv.

Il file, sistemato secondo i punti precedenti, dovrà essere trasformato in file .csv con campi separati da virgola ",".

Per produrre un .csv con campi separati da virgola, è consigliato usare GOOGLE FOGLI, seguendo questi passaggi:

  • aprire GOOGLE SHEETS (LINK) e creare un nuovo foglio di lavoro;

  • dal menu in alto File -> Open -> selezionare il tab Upload e caricare il file dal proprio computer;

  • se non già completato, sistemare i dati da importare come da specifiche al punto 1

  • dal menu in alto cliccare File -> Scarica come... -> Valori separati da virgola (.csv, foglio corrente): inizierà il download del file CSV con valori separati da virgole.

3. Installare tool conversione .csv - vCard

Installare il tool csvtovcard (solo la prima volta, altrimenti passare al punto 4):

  • aprire il sito http://www.csvtovcard.com/

  • scaricare il programma di installazione usando il pulsante "Download";

  • eseguire (doppio clic) il file scaricato;

  • completare la procedura di installazione e avviare il programma.

4. Configurare la conversione in vCard

L'interfaccia del tool di conversione, sarà la seguente.

  1. Nella prima sezione "CSV File" cliccare il pulsante "Browser" a destra e selezionare il file CSV, precedentemente creato come da punti precedenti.

  2. Nella sezione "vCard File (all contacts in one VCF file)" verrà proposto il percorso e il nome del file risultato della conversione. Si potrà lasciare quello proposto oppure modificarlo cliccando il pulsante "Save as";

Nella tabella della sezione "Properties" saranno ora comparse tutte le colonne del file CSV selezionato. In caso contrario, probabilmente nel file importato sarà presente qualche imprecisione: rivedere la corretta sistemazione del file con i dati da importare.

Ogni campo del file CSV (CSV field) andrà ora relazionato con il relativo campo vCard (vCard Property).

Cliccare pertanto sul pulsante "Select" sulla destra di ogni valore e selezionare il campo vCard adatto tra quelli proposti.

I nomi dei campi saranno molto comprensibili, ma sarà necessario usare le seguenti accortezze:

  • se nel file di partenza nome e cognome di un contatto "persona" saranno stati inseriti in un'unica cella, usare il campo "Full Name", altrimenti usare "Name (structured) -> First Name" e "Name (structured) -> Last Name";

  • per il nome di un contatto "azienda" usare sempre il campo "Company (structured) -> Department";

  • per il ruolo delle persone relazionate ad un'azienda, usare il campo "Job Title";

  • se nel file di partenza, un indirizzo sarà stato inserito in un'unica cella, usare il campo "Business Address" oppure "Home Address", in base al tipo desiderato, altrimenti usare i vari campi per gli indirizzi composti, nei sottomenu "Business Address (structured)" oppure "Home Address (structured)".

5. Eseguire la conversione in vCard:

Nel tool csvtovcard, procedere con la generazione del file:

  1. verificare che NON sia spuntata la checkbox "Source CSV file may contain multi-line field data";

  2. impostare "VCF Encoding" su "UTF-8";

  3. premere il pulsante "Convert" e attendere il messaggio di completamento dell'operazione;

Il file .vcf convertito si troverà nella posizione selezionata, configurata al precedente punto 4;

Non chiudere il tool csvtovcard finché non si sarà soddisfatti del risultato definitivo: mentre si svolgeranno i tentativi per le importazioni di prova, risulterà infatti più veloce mantenere il tool aperto per non perdere la configurazione della conversione.

6. Esecuzione import di test

Eseguire l'importazione su un piccolo set di dati (10-15 righe) e validare il risultato in Tweppy secondo la relativa procedura.

Quando il risultato sarà soddisfacente, eseguire l'importazione del file completo contenenti tutti i contatti da importare.

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